شاید 50 سال پیش راحت تر می شد به این سوال پاسخ داد چون تجهیزات اداری آن زمان بسیار محدود بود ولی با گذشت روز افزون تجهیزات و همچنین تکنولوژی های مختلف حوزه کاری و یا بهتر بگوییم دامنه آن بسیار گسترده گردیده، تا جایی که تقریبا همه مردم در عصر حاضر از دبستان تا مقاطع بالای تحصیلی و همچنین شرکت ها و ادارات نیاز به تجهیزات این مبحث را بیشتر درک خواهند کرد.
هر مجموعه ای اداری که برای انجام کارهای خود از یارانه های شخصی استفاده می کند برای تبدیل اسناد و مدارک الکترونیکی بصورت کاغذی نیاز به یک چاپگر رایانه دارد. با وجود وعده هایی مبنی بر تبدیل ادارات و سازمانهای کنونی به مجموعه های اداری بدون کاغذ در آینده ،هنوز این اهداف محقق نشده اند. همۀ انواع اسناد تجاری اعم صنایع محصول یا خدمات محور نیاز به چاپ شدن دارند. نمونه های اسناد اداری مورد استفاده ی رایج شامل اگهی ،نامه،فاکتورها و ورقه های بسته بندی می شود. چاپگرها نه تنها می توانند برای تبدیل فایل های انتقال الکترونیکی اسناد کاغذی استفاده شوند بلکه برای ایجاد اسناد اداری محتوای ترکیبی اطلاعات دیجیتالی و تصاویر اسکن شده نیز مورد استفاده قرار گیرند.
شاید تصور آن دشوار باشد ،اما زمانی نه چندان دور وجود داشت که تنها راه تهیۀ یک کپی از یک سند تکرار آن با کمک دست بود که این کار با دست نویسی و هم تایپ کردن مجدد آن انجام می شد. ادارات مجبوراً شخص خاصی که به آن نویسنده یا کاتب گفته می شد جهت انجام این کار استخدام کنند. اگر چه این ماشین چاپ در غرب در اوایل قرن 15 توسط یوهانس گوتنبرگ متداول گردید اما استفاده از این چنین دستگاهی همواره برای استفاده روزمرۀ ادارات عملی نبوده است. برخی از شرکت ها هنگامی که برای انجام کار خود نیاز به چندین کپی از اسناد و مدارک داشتند یک دستگاه چاپ کوچک خریدند اما شرکت های دیگر به سادگی این کار را به ماشین های چاپ بزرگتر واگذار کردند.سرانجام گسترۀ وسیعی از دستگاههای کپی کننده مانند دستگاه چاپ نامه و کتاب و دستگاههای کچی غلتکی وارد عمل شدند. بعداً در زمینه مواردی همچون کاغذ کاربنی ،دستگاه هایتکثیر و همچنین ماشین های تکثیر توسعه پیدا کردند. انتخاب یک دستگاه کپی رنگی یا سیاه سفید درمجموعۀ خود دارند و برای تهیۀ کپی های رنگی از اسناد ،آنها را به چاپخانه می فرستند اما تکنولوژی کپی رنگی روز به روز ارزانتر و مناسبتر می شود بخصوص با ارائه دستگاههای ترکیبی کپی_اسکنر و چاپگر این امر فراگیرتر شده است.
دستگاه های پرس که جزو ماشین های اداری به شمار میروند عموماً در اکثر ادارات مورد استفاده قرار می گیرند. بطور مثال برای محافظت از یک سند می توان دولایۀ نازک از پلاستیک شفاف در هر دو طرف کاغذ سند آب بندی حرارتی کرد. یک کاغذ به درون یک ورقه لمینت (پرس) فرستاده میشود که معمولا اندازۀ این ورقه دوبرابر اندازه یک برگ سند است اما این ورقه لمینت از وسط به دو نیم ،تا میشود.یک حاشیه مناسب و کافی از ورقۀلمینت در دور تا دور سند باقی می ماند و سپس پلاستیک ذوب می شود و یک آب بندی دائمی بر روی برگۀ سند و پلاستیک در درون یک جلد مخصوص قرار داده می شوند که باعث می شود کاغذ به آرامی از درون دستگاه عبور کند و به غلتک های داغ دو طرف آن نچسبد.
درحالیکه در گذشته دستگاههای فکس به عنوان یک وسیلۀ ضروری در بین ماشین های اداری به شمار رفت اما امروز به کمک یک اسکنر ،تهیۀ نسخه الکترونیکی از هر سند و مدرک کاغذی امکان پذیر شده است. یک اسکنر عکسی از یک سند کاغذی که قبلا بصورت الکترونیکی ایجاد نشده اند، تولید می کند و این اسناد کاغذی را به عکس های دیجیتالی تبدیل می کند.بنابراین این اسناد می توانند در یک کامپیوتر ذخیره شوند و یا توسط پست الکترونیکی ارسال شوند.
نمونه هایی از مواردی که ممکن است نیاز به اسکن داشته باشند شامل عکس ها ،صفحات نشریات چاپی ،رسید ثبت نام نقدی ،نقشه ها و فرم هایی که با دست پر شده است، میشود.حتی نامه ای که در یک برنامه نرم افزاری کامپیوتر ایجاد شده است ممکن است بصورت یک نسخه کاغذی دریافت شده باشد و اگر فایل دیجیتال آن در دسترس نباشد نیاز به این دارد که اسکن شود تا بتوان آنرا بصورت یک نسخه الکترونیکی ذخیره کرد.قبل از اختراع اسکنر ، بهترین کاری که می شد انجام داد این بود که از اسناد فتوکپی گرفت و آنها را بایگانی کرد، کاری که امروزه هنوز در بعضی از مکانها به آن ادامه می دهند.
لیبل پرینتر و یا پرینتر ابارکد نیز جزو ماشین های اداری به شمار می رود و ممکن است لیبل پرینتر نیز مثل دستگاه پرس کارت بیش از سایر تجهیزات لازم برای دفتر یک اداره یا شرکت مورد نیاز باشد. اما در این مورد خاص شاید یک شخص اهمیت و کارآیی این ابزار دستی را که می تواند در یک دفتر کاری داشته باشد به سادگی درک نکند. فهرست زیر تنها بخش کوچکی از روش هایی است که در آنها دفتر یک اداره یا شرکت می تواند با استفاده از لیبل پرینتر خیلی بهتر سازماندهی شود.
برای تولید لیبل های سه بخشی ،برای نشاندار کردن جعبه های پستی ،برای تولید برچسب های پوشه های بایگانی ،برای ساخت علائم “خرابی “برای قرار دادن خلاصه دستورالعمل مربوط به وسایل آشپزخانه مثل دستور “لطفاً بعد از هر بار استفاده تمیز فرمایید “بر روی مایکروویو یا دستور “لطفا هر جعبه محتویات را خارج کنید “،بر روی یخچال یا برای چسباندن یک شمارۀ مهم بر روی یک دکمه جانبی تلفن، برای شناسایی سخت افزارهای کامپیوتر ،برای ساخت برچسب های اسم ،برای نشاندار کردن کابل و سیم ها مثل “مانیتور به منبع تغذیه “منبع تغذیه به مانیتور” روتر به مودم “و به همین ترتیب شامل خیلی از اجناس دور و بر ما در زندگی و محیط کارمان می شود .